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GTDを中心としたタスク管理や日々彼是

【雑記】いつもお世話になっている耳鼻科の先生はやっぱりよかった

 

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 病院行って治るかと思いきや、全然鼻水が止まらないので、結局いつも行きつけの耳鼻科の先生のところに行ってきた。

 

 かき入れ時(花粉時期)ではないというのに、相変わらず人待ちは多い。しばらく待ってから自分の順番になった。状況話してあれやこれやで、2種類ぐらい鼻にスプレーやって、舌引っ張って喉の奥を観察される。若干喉は腫れている模様。副鼻腔炎も若干あるらしい。最後に鼻シュッという名の鼻吸引をされる。

 

 鼻吸引、マジ神。

 近来まれにみる奥の方までつっこまれて鼻吸引された。多少痛くするとは言われ、は出るもののそこまで痛くはない。必要最大限の吸引力で、根こそぎ取っていく手さばきたるやなんということだろう。

 そして鼻に訪れる束の間のパラダイス。

 すぐに鼻水が出てくるので本当に束の間だった。

 

 

 何度も言うけど、この耳鼻科しかすっきり感はなくて、他の耳鼻科だと、何となく物足りない感がどうしてもあるのだった。

 

 私がここまでこぶしに力を込めて言うわけは、冬のさなかの数少ない鼻のパラダイスを作ってくれるからだ。

 冬になるとアレルギーで、鼻の調子が悪くなる。鼻づまりがひどい。なんだけど、この耳鼻科に行った時だけ、1日くらいは快適な時間が待っている。

 だが、他の病院だと訪れなかった。なので、今年は素直にこの病院に通うことにする。今年もよろしくお願いします。

 

 

【雑記】耳鼻咽喉科のよい先生の判断基準

 

私はよい医者を常に探している。

 

 

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絶賛風邪ひき中

 どうやら夏風邪にあたったっぽい。喉が痛く、鼻水が止まらない。月曜日に薬を処方してもらい、飲んではいるのだがまだまだ絶賛鼻水が止まってくれない。

 喉が痛かったので、耳鼻科に行った。引っ越してからそんなに耳鼻科は探していないのだが、とりあえずgoogleで評価がよくてそこそこ近い所をピックアップしていってみた。

 なんでも、のどぬーるスプレーみたいなやつって、耳鼻科でしかやってくれないんですって。だから、耳鼻科に行ったんですよ。

 

結果は、可もなく不可もなく

 ウェブの予約ができるので、時間的にそこまで待つことなくスムーズに先生に見てもらった。薬ももらった。妥当な診断だと思う。しかし、不満が多少残ってしまったのであった。

 

 ここで問おう。

 よい耳鼻咽喉科の先生の基準って何にしてます?

 

鼻の中をシュッって抜く施術

 この基準が正しきものなのかは別として、私の判断基準はこの一点に絞られている。鼻にいろいろ詰まっているものを、ちゅーっと吸い取るあの施術。あの施術のうまい人が、耳鼻咽喉科(少なくとも耳鼻科)のいい先生だと思っている。

 私だってそんな基準持ってなかった。持ち始めたのは最近だ。正確に言えば、引っ越しして耳鼻科を探し始めてからである。今までかかっていた先生が、実はとてもいい先生だとからわかってしまったからだ!

 

 数年前、私は引っ越しをした。

 そうすると、長年通っていた耳鼻科の先生からは、若干通いづらい場所になってしまった。なので、これを機会にもうちょっと気軽に通える場所にと、会社の近くやら家の近くやらで、よさげな病院を探しては、寒暖差アレルギーが発生するたびに通っていたのだ。

 

 だが、しばらく通うも、先生の施術がやっぱりいい! といって、わざわざ電車賃と時間をかけて、その病院に行ってしまったのだった。それが去年の冬。

 

 だが、今回まぁ喉の風邪程度だし、行くほどではないか、と思って近場で済ませた。

 済ませたが、残念なことに不満が若干残ったのだった。

 

 そう、あの施術。鼻の中を掃除する、あのシュッと鼻の中のものを吸い取るあの施術。

 

 あそこに、爽快感がない。

 

 

病院で享受する爽快感

 え、病院で爽快感もあるわけないでしょ、そう思うだろう。

 しかしあの耳鼻咽喉科にはその爽快感がつくのだ。むしろあの爽快感があるからこそ、真面目に通っていたといっても過言ではない。

 あのシュッっていう手術、やりすぎると吸いすぎるので痛くなるんだろうけど、そのギリギリのラインで攻めて、なおかつ鼻の中で取れる最大限を吸い尽くすあの技術! あの施術をしてから数時間は、鼻腔の快適さといったらないのである。

 だが、あれは神の御業であった。

 他の耳鼻科に行ってもそれぐらいはやってくれるであろうという、無意識の予測があった。二か所くらい別の耳鼻科に行ってみた。爽快感はなかった。

 あの爽快感を伴う技は、どうやら一般的な技能ではなかったらしい。

 

今年の寒暖差アレルギーにも爽快感の伴う耳鼻咽喉科に向かう

 今回の喉の風邪にはいかないにしても(鼻がつらくて行こうかなとも思っているが)、今年の冬の寒暖差アレルギーには、またあの耳鼻科に通おうと思っている。薬も一通り貰えるし、特に問題ないし。

 

 ところで母が耳鼻科に行ったら、「蓄膿症で手術されてるんですね、この先生は蓄膿症の神様といわれてるんですが、手術跡を見せもらってもいいですか?」と言われたことがあるらしいらしい。神様は割と頻繁に降臨される模様。

【雑記】スパイスだけで作るキーマカレーを作った

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夏だ!

そうだカレーを作ろう!!

 

 という気になってカレーを作りました。レシピは上記のキーマカレー。

 

家ではほぼ食べる係の私

 ところで、家は同居人と暮らしていて、彼女がとても料理が上手なので、私はほぼ食べる係の専任となっている。が、そろそろやばくね? いや何かあったときに作れなくてはならないんじゃないの? とさすがに心配してきて、料理をしようと意気込んだのである。

 

カレーは好き!

 カレーは割と好きで、和風洋風グリーンカレーから南インドまでほとんどどれも好きだ。カレーが嫌いな人なんていないんじゃないの?!

 ちなみに好きなカレーのお店は砂の岬。南インド料理系のスパイスいっぱいのカレーが提供される。

tabelog.com

 

下ごしらえという名の材料準備

 スパイスと肉など買ってきて、さっそく材料を準備する。サイトだと2人前だったが、どうせ作る手間は一緒!ということで2倍の4人前で作ることになった。確かに手間は一緒だが、時間は多分倍かかってるんでわ。。。

 サイトでかかれている通りに各々切って準備する。

 左上から、スパイス各種、ヨーグルト、その下がオレンジをすりつぶしたやつ、右がトマト、オレンジの下がスパイス、ニンニク、下いってしょうが、青唐辛子、そして玉ねぎ。

 割と面倒だったのが、スパイス関連。

 小さじ1とか2とか4とか用意するんだけれども、結構分量がある。ので、小さな穴から出してるといらいらしてきてしょうがないので、ふたをとって直接分量をはかるという荒業に出た。これ、絶対料理途中で計ったら分量ぶちかますやつ。だから、この最初のタイミングではかっておいたほうがいい。

 あと玉ねぎ。2人前だと20グラムは個別に用意して、最後に使うとあるので、このタイミングでわけておく。わけてなかったら絶対全部使う。

 あとレッドチリ。思ったより売ってない。チリパウダーでもええんかと思って確認したら、厳密には違うらしい。レッドチリは一味唐辛子だけで、チリパウダーはいろいろミックスしたやつだった。普通に一味唐辛子を買って利用することに。

 

 で、最初の何にもない状態からどれくらい時間がかかったかというと、

 

 1時間10分

 

 準備割とかかるんよね。。

 

料理にかかる

 ま、出だしは好調で、ニンニク、ショウガ、青唐辛子を炒めていく。

 まだ写真を撮れる余裕はある。

 で、玉ねぎ投入。

 サイトが言うには、こっから強火でほっといて10分もすれば飴色に~★とかいうんだけど、そこまでほっとけないので2分ないしは3分程度でひっくり返したりする。

 案の定だんだん焦げていく玉ねぎ。「多少の焦げはOK!★」多少じゃねんだよ多少じゃ。ここら辺からサイトの写真から大幅にずれていく。

 写真のように飴色にはならず、全体的にはそこそこ白は消えてきたのでよしとして次の工程へ行こうとする。

 ここで、痛恨のコメントを見つける。

 

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 差し水・・・?!

 

 聞いてないよーー!!!!!

 

 結局差し水は一切せずに、次の工程、トマトを導入する。

 

 

 うーん。。。

 おかしい、サイトの写真だと、この時点では白い玉ねぎは駆逐されているはずなんだがなぜかいっぱい生息している。

 気にせず進む。

 

 木べらで道を作って、両サイドから水が流れ落ちてこない、いわゆる「カレーロード」をなることを確認しつつ、進む。

 とはいえ、このカレーロード、どんくらい水が流れてこなければいいのかはやっぱりわかんない。多少は水がにょろっと出てくるのはいいんだろうかという細かい気になる点はあるものの次へゴー!

 

 で、ようやくスパイス系をぶっこみ。ここでまた問題が。

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塩を入れろという指令。

 

 スパイスと共に塩を入れろという話なんだけど、ちょっと待て。最初の材料には何も書いてなかったぞ?! 最後の最後で思い出して慌てて塩を振る。が、写真を見る限りでは、振るどころで間に合う量ではない!!

 

 これでようやくカレー…の、ルーが完成した。

 

 この後、肉を炒めてこのルーにぶっこむというシンプル設計であるが、友人がパンを作る時間とブッキングしてしまい、苦言を受ける。すまん。。そこまで時間がかかるとは思わなんだ。。

 

 しかもこの後、肉をぶちこんでルーと水をぶち込んで煮込む。

 しかし肝心の水の分量が書いて…ない?!

 

 などなどといったトラブルもありつつ、塩気が俄然足りないというコメントをもらいつつ、なんとかカレーは完成。ちなみに完成形まで、とてもじゃないけど写真を撮る余裕はなかった。

 別の日に作った夜の料理にキーマカレーを食す。カレーに刺身というアンマッチもいけるのが、家庭の食卓のいい所。だが、カレーの後に刺身は合わない。

 

 

 で、ルーの炒め初めから、完成までの時間は

 

 約1時間30分。

 

 全体で約2時間40分であった。 

 

 うーん、時間かかるなぁ。ウェブの見た目的にはもうちょっと時間かからなさそうに感じたのだが、そうもいかない。というか手際が遅いだけなんだろうか。。

 

 ところで。塩と水の分量が書いてなかった件はすぐに解決した。一番下の下にまとめで書いてあったのだった。。

 

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「おさらい」とあるように一番下におさらいとして記述してある材料。なぜこれを上にコピペしないのか。

教訓

  • 玉ねぎは一度火をとめると、あめ色に促進されるらしい
  • 資料は隅々まで確認しよう
  • 別々に入れる場合は、最初から別々に用意をしておこう
  • 料理するブッキングは致命的な大問題のため、家人とスケジュール確認はしておこう
  • カレーはおいしい

【GTD】プロジェクトは、アクションの集まり。「連絡待ち」リストも「カレンダー」もアクションの集まり

 GTDで、今まさに気に掛けるべきリストというものがある。今現在進行形でチェックしないとやばいよ!ていうやつである。それらは、以下のリスト。

 

  • プロジェクトリスト
  • 連絡待ちリスト(WaitForリスト)
  • カレンダー
  • 次にとるべき行動リスト(NextActionリスト)

 

 これらは、あたかも、同系列のリストのように見えるが、実際はそうではない。グループ化すると、次のように分けられる。

 

  • プロジェクトリスト

 

  • 連絡待ちリスト(WaitForリスト)
  • カレンダー
  • 次にとるべき行動リスト(NextActionリスト)

 

 このグループ分けは、何を基準としているかというと、「プロジェクト」と「アクション」である。 

 

プロジェクトは、アクションの集まり

 プロジェクトというのは、複数のアクションつまり行動から成り立つ。

 プロジェクトはある目的を遂行することであり、それを実現するためには、複数のアクションを行う必要がある。このプロジェクトをリストにまとめたのが、「プロジェクトリスト」になる。

 

 プロジェクト={アクションA,アクションB,アクションC,…}

 

 このアクションのうち、次に実行するべきものさえ抑えればいいということで、そういうアクションを各プロジェクトからチョイスしたものが、「次にとるべき行動」リスト、いわゆるネクストアクションリストである。

 この二つがあれば、実行するのはわかりやすくなっている。

 ところが、GTDでは、「連絡待ちリスト」と「カレンダー」がリストに用意される。なぜか? 制限要素のあるアクションが、次の行動「NextActionリスト」に含まれると、邪魔になってくるのだ。

 

「連絡待ちリスト」は、実行者が他の人

「NextAction」の中でも人待ちのものがある。つまり、行動を起こすものが自分ではなく他人であるもの。これは「NextActionリスト」の中にあっても、毎回スキップされる。なにせ自分でできないからだ。他の人から「できたよ」と言われるか、もしくは自分が催促して確認できてようやくこの項目は完了となる。数巡チェックしてくると、毎回スキップするので、別のリストに移管する。これが「連絡待ちリスト」である。

「カレンダー」は、実行期間が決まっている

 そしてカレンダー。

 「NextAction」というのは、基本的に時間は絞られない。

 しかし、残念なことに実行時間が約束されるものがある。ミーティングだったり、メンテナンス作業だったり、この日この時間にしますと、他人と約束した場合のものである。

 これは、自分の都合で、そうそうに変更することができない。なにせ他人もかかわってくるため、時間変更する場合は、関係者と調整をして変更しなければならない。仮にこの項目が「NextActionリスト」に含まれると、毎回スキップを余儀なくされ、邪魔で邪魔で仕方なくなるのである。だいたい日付も決まっているのだから、別途カレンダーなどに記載しておけばいい。こうして、「カレンダー」の出来上がりとなる。

 

 「連絡待ちリスト」「カレンダー」はこのように必要とされ、登場することとなる。「NextAction」リストと異なる点は、二つともある条件が固定されるという点だ。「連絡待ちリスト」なら、実施者が自分ではなく他人。「カレンダー」は、実行期間だ。

 そしてこの固定される条件は、自分では安易に変更ができない。つまり、コントロール外となる。

 

 

「連絡待ちリスト」と「カレンダー」はアクションの派生形

 上記で、プロジェクトはアクションの集まりであると説明した。

 アクションの中でも次に行動できるものなのが、ネクストアクションである。

 「連絡待ちリスト」と「カレンダー」は、そもそも一体何から構成されているのだろう?

 これらは、ネクストアクションと同様、アクションであり、尚且つ特定の条件で絞り込まれたものである。

 

 「連絡待ちリスト」と「カレンダー」の項目はアクションならば、それぞれアクションは、何等かのプロジェクトに属していると、みなしてよいだろう。

 

バーベキューを開催する、というプロジェクト例

 例えば、あるバーベキューを開催することとしよう。スケジュールのわかりにくいAさんの時間を確保して(1)から時間を決め(2)、必要な機材を準備し(3)、当日バーベキューを実施する(4)。

 となると、「バーベキューを開催する」というプロジェクトのアクションは下記の通りとなる。

 

 バーベキューを開催する

  1. Aさんに時間確認する(1-1)
  2. Aさんから返事もらう(1-2)
  3. バーベキューの時間決める(2)
  4. 必要な機材を準備する(3)
  5. バーベキュー実施する(4)

 

 Actionばかりが並んでいるかというと、そうではない。これらの項目を見極めステップ実行後に、振り分けられるであろうリストを記載すると、このようになる。

 

[プロジェクト] バーベキューを開催する

  1. [NextAction] Aさんに時間確認する(1-1)
  2. [WaitFor] Aさんから返事もらう(1-2)
  3. [NextAction] バーベキューの時間決める(2)
  4. [NextAction] 必要な機材を準備する(3)
  5. [カレンダー] バーベキュー実施する(4)

 

 GTDのリストはわかりにくいようだが、基本は「プロジェクト」と「次にとるべき行動」リストの二つで構成される。このうち、ある条件のものを「次にとるべき行動」リストから外だししたものが「連絡待ちリスト」と「カレンダー」である、という明解なリストとなっている。

 

 「連絡待ちリスト」も「カレンダー」もプロジェクトに属するのは、見極めステップのワークフローから見ても、ある程度明確である。が、なぜか、ここに断絶の崖を掲げて、まるで関係がないもののように取り扱ってしまうことがある。

 「連絡待ちリスト」も「カレンダー」も、プロジェクトで遂行するアクションの一つに過ぎないのである。

 

 

自分のコントロール外という考え方

 途中で言葉にした、「自分のコントロール外」。この、自分のコントロール外という考え方は、とても重要だ。

 この「連絡待ちリスト」「カレンダー」の項目に関しても、自分が気にして気にして気に掛けたところで限界がある。「連絡待ちリスト」でいくら催促しても返事がなしのつぶてではどうしようもない。「カレンダー」も「連絡待ちリスト」よりかはいくばかりかはましだが、スケジュール調整のむつかしい人と打ち合わせをするなら、最初に確保する他対応がない。そこをなんとか?それをするには権力が足りない。

 「連絡待ちリスト」「カレンダー」で頑張れるのは、リストに入る前か、リストから完了した直後の前後でしかがんばれない。

 となると、自分ががんばってなんとかできるのは、「NextActionリスト」で記載されてる項目のみとなる。こればっかりは、サボっててはそのツケを自分が払うことになる。

 

 仕事がうまくいかない理由の一つに、この自分ではどうしようもないアクションが、プロジェクトの道の先にある場合だ。つまり、レビューが決まっているにも関わらず作業が終わらなかったとか、提出期限のある資料に実はお客さんへの確認事項があったにも関わらず期限1日前に判明したとか、である。

 物事にも滑らかに進められる部分とそうでない部分がある。自分起因なのかそうでないか(コントロール外)は、見極める必要があるだろう。これが分かるようになると、原因の切り分けができるようになり、不必要に自分を責める必要は減っていく。

 

【GTD】コンテクストは、数十個の中から同じ条件のものを一気に実行するためのものであって、あまり促してくれはしない

 

プロジェクトは目的を示し、プロジェクトを達成するためのタスクを実行するのはいいが、それをいつ、どこで、誰とやるかを示すのが「@」というわけです。 発想はとても合理的で気持ちよくやれそうなものですが、これがけっこう機能しません。

GTDの@が機能しにくい理由 - 佐々木正悟のライフハック心理学

 

 ライフハック心理学の佐々木さんのブログでGTDのコンテキスト「@」の話があった。コンテキストなぁ、コンテキスト。コンテキストで実行できるんだったら、我々こまってないのである。

 

本来のGTDの最大効果を発揮する場面

 我々、忘れがちなんだけど、GTDは、基本的にはとってもとっても忙しい人に最適化されている考え方。タスクがあふれかえってどうしようもないっていう人に、絶大なる効果を発揮する。

 コンテキストも残念ながら、とってもとっても忙しい状況に非常に効果が発揮するように作られている、というか編み出された。

 私は多忙な時から余裕のある時までGTDをやったことがあるのでわかるんだけど、確かに本当に忙しいときは、このコンテキストがとても実行に役立つ。それは、NextActionだけで、20個以上並んでいるような状況の時、ここから朝一にあまり得意ではない電話連絡の作業を一気に行いたいときに、このコンテクストがとても役立つのであった。

 まったく異なる作業より、同じ似通った作業の方が次の作業への移行コストは低い。似通ったActionをNextActionからピックアップするのに、コンテクストはとても役立つ。

 

コンテクストで行動を促せるのか、というとあまり効果は薄い

 私の経験上、コンテクストとは、残念なことに実行を促す誘導条件ではなくて、実行可能な絞り込み条件だ。

 「忙しい!まさに今この状況でできることは何なのか?!」というActionを、簡易に絞り込むためにあるのがコンテキストである。ちなみに忙しい場合の実行誘導条件は、「必ず実行しなければならない」こと、そして「時間がない」ことだ。

 なんだったんだけど、GTDが最大効果以外の状況から離れて稼働されると、コンテクストは、なぜか実行誘導できるような麗しいものに変化して解釈されていったようである。なぜだろう。。 とはいっても、私もこういった偏見による解釈はとてもしがちである。私にとって、タスクシュートがその最たるものである(現在進行形)。

 

 そんなわけで、余裕のある時で、コンテクストはあまり効果を発揮しないのは、まぁ致し方ないのである。

 私も当初はコンテキストを使わなかったんだけど、NextActionが少なくとも15個以上あったときに、毎回上からなべて見ていくのが面倒くさくなった時に付け足したのだ。こうすることによって、今できるかできないかの判断を、毎回文字列を読まなくてもコンテキストを見るだけで判断できる。

 つまり、コンテクストは、NextActionを更にカテゴライズするのに役立つものであって、それ以上の効果はあまり発揮しないんじゃないのかなぁ、というのが私のコンテクストの印象である。

【タスク管理】GTDのリストの特性とワークフローの陥りやすいミス

このまえタスク管理セラピーに参加したときに、参加者の方から言われたことです。この場では、私はGTDを紹介しているのですが、GTDの用意する6つのリストを紹介した時のことです。参加者からこんな風に、リストのことを言われました。

 

「思ったより少ないんですね」

 

GTDの6つのリスト

 GTDのリストは6つのリストで成り立ちます。

  1. Reference
  2. Someday
  3. Project
  4. WaitFor
  5. Calndar
  6. NextAction

 この6つのリスト、私は多いとも少ないとも思ったことがなかったので、「少ない」という感想はとても新鮮でした。

 とはいえ、なぜこの6つに集約されるのか?というのは不思議に思っていたものです。しかしながら、各リストの特性を見れば、確かなのです。

 

リストとは分かつもの、そして同じ属性を持つもの

 私たちは雰囲気的にリストを作ることが多々あります。ので、リスト自体に大いなる差異があるとも思っていないのかもしれません。

 GTDのリストは少なくとも、属性のはっきりしたリストです。その属性を簡単に紹介すると、以下のようになります。

 

  1. Reference 作業の要不要
  2. Someday 今実行すべき意思決定の有
  3. Project 複数アクションの
  4. WaitFor アクションのうち、他人の作業
  5. Calndar アクションのうち、日付確定の
  6. NextAction アクションのうち、それ以外

 そして、下線部分のある条件が、そのリストに存在する最低限の条件でもあります。6つのリストにざくざく書いていけばいいのです。が、処理する数が多くなってくると、これをもうちょっとスマートに処理できないものかと考えます。そこで、GTDで用意されているのがワークフローになります。

 GTDのワークフローでは、郵便物の配送センターで分類されていくベルトコンベヤーのように、順々にリストに入るように判断していくことができます。そして、項目は、最終的には1つないしは2つのリストに登録されます。

 

 

1つないしは2つのリストに登録されます

 見極めるステップで用いるGTDのワークフロー、これは、場合によっては、項目が増えます。それがProjectリストに含まれると判断した時、それに対する「次にすべき行動」を定義する必要があります。そしてその項目は、WaitFor/Calendar/NextActionのいずれかに登録します。

 私はプログラミングをやっていたので、一つだけが処理するものとばかりと勘違いしていました。実はそうではありません。気をつけてください。

【タスク管理】GTDを手軽に実践するためのフォーマットGWeeklySheetと実際の回し方

 最近、シゴタノの大橋さんのタスク管理セラピーに、講師として参加しています。その中で、GTDについてレクチャーしていますが、初心者向けに手軽に実行しやすいツールがないのかと質問がありました。

 初めてGTDを実践する人には、個人的には手書きをおすすめしてます。

 というのも、GTDの概念を完全に踏襲しているツールはあんまりないし、そもそも新しいツールになれる時間がもったいないからです。なので、最初は紙ベースではじめて、そこから慣れてきたら電子ツールに乗り換えていくのをおすすめしています。

 じゃあ紙ベースでどうやったらいいの?なんですが、案の一つとして、こちらのフォーマットを紹介します。このフォーマットは、私が実際に仕事を回すのに使っていました。

 合わせて、これからGTDをはじめて実行するための、GWeeklySheetでの簡略的な手順を紹介します。なお、GTDの概念としては5つのステップと6つのリストを使うらしいということはわかっているという前提としているため、細かい説明は省いています。

 

GWeeklySheetとは

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GWeeklySheet

 GWeeklySheetは、紙ベースで1枚で完結できるようにGTDを実施するべく作ったフォーマットです。

 項目の照準は、今まさに実行すべきことに絞られているため、Referenceリスト、Somedayリストは除外しています。また、Calendarリストは、直近2週間のみ記載するようにしています。

 最大の特徴は1週間で使い切ることを想定しており、次週は転記することでリストの更新を反強制的に実施するようにしています。

 

www.dropbox.com

 

 上記のリンクから資料をダウンロードしてください。

 そしてファイルを印刷してください。「A3-normal」シートをおススメします。Calendarの日付は自動的に変更されるようになっていますが、更新されないようでしたら、「F9」を押してください。

 手元にGWeeklSheetとInbox用の紙が用意できたら、以下を実行してください。

 

(1)把握する(30分程度)

 自分が困っている領域(仕事など)について、紙に洗い出してください。

 最初は思いつくままに記入してください。途中、違う領域(個人的なものや家事など)を思いついたら、それも一旦書いてください。

 項目が出にくくなってきたら、いつも使っている手帳などのタスク管理資料があるならそれを参照しながら思い出してください。使っているPCなどや資料があれば、そちらを参照しながら思い出すのもいいかもしれません。

 一つの項目について、やることをあれやこれやと書き出してしまうかもしれません。この場面では極力おさえてください。

 どれだけやればいいのかわからない、という人のために作業時間を30分程度と記載しています。30分たってもまだまだ項目が出てくるよ!という場合は続行してください。ひとしきり思い出すことがなくなってきた時点で終了してください。

(2)見極める

 次に、(1)で洗い出した項目に対して、一つ一つ見極めます。

 「見極め」とは、それが「何なのかを明確にし」、「今まさに実行すべきものなのかを明確にし」、そして、「次にとるべき作業を明確にし」ます。

 「何なのかを明確にする」とは、例えば「上司と一緒にA会社訪問」という項目があったとします。そうすると、そもそもそれはどういったものなのか? 何のためにするのか? いつまでにしなければならないのか? 関係者は? ゴールとなる条件は? 成果物は必要か? 後続の作業はあるのか? といったような質問をすることで明確にします。最低限は、「それはどういったものなのか?」という質問には答えるようにしましょう。口に出すと更に明確になるのでおススメです。

 この質問は結構重要で、忙しくなると端折りがちです。そして時間がないからゴールを明確にしないまま実行してしまい、手戻りが発生してしまって思った以上に時間がかかる、ということがあります。

 次に、「今まさに実行すべきものなのか」「次にとるべき作業を明確にし」を明確するには、具体的には以下のような質問に答えていきます。こうすることで、必要性の要不要、作業の要不要、意志における要不要、そして実行時における制約条件が明確になります。こうすることで、今後どのリストで管理すべきかが明らかになります。

  1. それはやる必要があるか?
  2. やる必要がない場合、いつかやるのか、それともやらないのか?
  3. 次にとるべきアクションは1つか?
  4. そのアクションが1つの場合、二分以内にできるか?
  5. そのアクションが2分以内にできない場合、自分がやるのがベストか?
  6. 自分でやるべきアクションだった場合、特定の日付にやるべきか? それとも次にできた空き時間のときに片付けるべきか?

  ここの作業のイメージは、昔ITメディアで連載されていた実践記事が参考になります。

www.itmedia.co.jp

 

 これらの一連の作業は、GTDからワークフローが提供されています。それを見ながら処理をしていくと、手早く実行できます。 

 

 目指すゴールは、Inboxの各項目にリストの行き先が決まり、Projectならば、次にすべきこと(要するに項目が一個増える)が作られ、それに対するリストの行き先も決まっている状態です。

 割と大変ですが、がんばりましょう。

(3)整理する

 (1)で項目が洗い出され、(2)で次のリスト先と次にすべきことが明確になりました。

 (3)では、GWeeklySheetに記載していくことで、整理します。

 GWeeklySheetは、今まさにすべきことに照準を合わせています。なので、このシートで記載する対象は以下です。

  • Project
  • WaitFor
  • Calendar
  • NextAction

 Inboxの項目から上記内容を転記します。Referenceリスト、Somedayリストは、本来ならば別の何かに記載して管理する必要があります。が、今回はスコープ対象外として一旦ここでは無視します。余裕ができたら、何らかのツールにまとめてください。

(5)選択する

 「選択する」とは、今まさに実行すべきものを選択し、実行に移します。

 仕事の場合、月~金の間は、このGWeeklySheetを見ながら作業を進めることになります。

 毎日のルーチンとしては、以下のような作業を実施します。

  • Prorjectのリストを見直して、各Projectで作業やったやってない、NextActionはあるかを見直します。なければ随時NextActionやWaitForを記載します
  • Calendarを見直し、今日時間が決まっている作業は何かを把握します
  • WaitForリストを見直し、時間が経ちすぎていないものがないかを見直し、あれば電話やメールで催促をします
  • NextActionを見直し、実行していきます。やばそうなやつがあればそれに手をつけてください。全部重要!甲乙つけがたい場合は、上から順番で構いません。
  • 思いついたこと、途中割り込みタスクなどが入ったり、メモがしたかったら、Inboxに記載してください
  • 時間の隙間にInboxの項目は、(2)を実行し、(3)のように転記してください
  • 作業が終わったら紙を更新してください

(4)更新する

 作業をしていくうちに、Inboxの処理が滞ったり、リストの抜け漏れが生じることが出てきます。それを更新し、現状と同期させる作業が「更新する」作業です。

 GWeeklySheetを利用する場合、新しい紙にすることで、強制的にリストを更新します。GWeeklySheetは、私が会社員のため、金曜日に更新されることを想定しています。

 Inboxでまだ残件があれば、(2)を実施します。そして残タスクとなったものは、新しいGWeeklySheetに転記します。完了したものは、もちろん転記不要です。来週からは、新しいGWeeklySheetを利用して、(5)を実施してください。

 

 

 以上、GWeeklySheetを使ったGTDの回し方をざっと紹介しました。内容はかなり簡略しているため、わからない部分もあるかもしれません。そういった場合は、気軽にコメントやtwitterでリプライやDMなどで質問してみてください。

 1日作業してたのにどれ一つとして完了できていない、そんな状況に陥った方に最適なやり方です。ぜひお試しください。